Een medewerker plakt een klantdossier in ChatGPT om sneller een samenvatting te krijgen. Het kost twee minuten en jij hoort er nooit van. Het korte antwoord op de vraag ai en avg: je mag AI gebruiken met persoonsgegevens, maar alleen in een zakelijke omgeving waarvoor je een verwerkersovereenkomst hebt en waar jouw gesprekken niet dienen om het model te trainen. In een gratis privéaccount mag het niet, en voor de gevoeligste gegevens heb je meer nodig dan een abonnement.
AI privacy: waar zit het echte risico?
Het risico zit zelden in het model zelf. Het zit in het account waarmee iemand inlogt. Een medewerker met een gratis privéaccount valt onder andere voorwaarden dan een kantoor met een zakelijk abonnement, ook al ziet het scherm er precies hetzelfde uit.
Drie vragen bepalen of je AVG-proof werkt. Wie verwerkt de gegevens, en heb je daar een verwerkersovereenkomst mee? Waar worden ze verwerkt? En worden ze gebruikt om het model verder te trainen? Het antwoord verschilt per aanbieder en per abonnement, dus lees de voorwaarden van het abonnement dat jouw mensen echt gebruiken, niet van de aanbieder in het algemeen.
Daarnaast is er het stille risico: schaduwgebruik. Regel je niets, dan regelt je team het zelf, via een privéaccount of op de telefoon. Verbieden werkt zelden. Regelen werkt wel: een goedgekeurde omgeving en een korte richtlijn per team. Laat je dat liever inrichten dan zelf uitzoeken, kijk dan naar AI ingericht voor jouw kantoor.
Wat mag ik in ChatGPT zetten? Klantgegevens en AI in drie categorieën
Een beleidsdocument van twintig pagina's leest niemand. Drie kleuren onthoudt iedereen. Deel alles wat je team invoert in een van deze categorieën in.
- Groen: geen persoonsgegevens. Eigen teksten, publieke informatie, sjablonen, algemene vragen. Dit mag in elke goedgekeurde omgeving.
- Oranje: gewone persoonsgegevens, zoals namen, e-mailadressen, klantvragen en dossiernotities. Alleen in een zakelijke omgeving met verwerkersovereenkomst, en alleen voor het doel waarvoor je de gegevens toch al verwerkt.
- Rood: bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, strafrechtelijke gegevens en BSN, en alles wat onder beroepsgeheim of geheimhouding valt. Niet in een algemene AI-tool. Alleen in een afgeschermde omgeving die je bewust hebt ingericht en getoetst. Bij twijfel: niet doen.
Wat veel kantoren missen: een naam weghalen is nog geen anonimiseren. Een dossier met leeftijd, woonplaats, beroep en een bijzondere situatie is voor een collega of de klant zelf gewoon herkenbaar. Pas als niemand de persoon er redelijkerwijs uit kan afleiden, valt het buiten de AVG. Reken er dus niet op dat een gewiste achternaam genoeg is.
Hoe klinkt een goed antwoord als je een medewerker vraagt wat er is ingevoerd? "Ik gebruik het zakelijke account en heb de klant vervangen door Klant A." Een zwak antwoord klinkt zo: "Ik deed het in mijn eigen ChatGPT, maar het ging maar om één dossier." Dat tweede antwoord is geen kwade wil. Het is het signaal dat je richtlijn ontbreekt.
ChatGPT AVG: wat regel je met de aanbieder?
Onder de AVG hoort bij uitbesteding van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Een AI-aanbieder die jouw klantgegevens verwerkt, is een verwerker. Zonder die overeenkomst ben jij als kantoor in overtreding, ongeacht hoe veilig de tool voelt. Zowel ChatGPT als Claude kent zakelijke varianten, en wat daar geldt verschilt van de gratis versies.
Stel de aanbieder deze vijf vragen en vraag het antwoord schriftelijk:
- Is er een verwerkersovereenkomst voor dit abonnement?
- Worden onze gesprekken gebruikt om modellen te trainen, en kan dat uitgezet worden?
- Waar worden de gegevens verwerkt, en welke onderaannemers zijn betrokken?
- Hoe lang worden gesprekken bewaard, en kunnen wij ze verwijderen?
- Kunnen wij toegang per persoon of per team regelen?
Een goed antwoord is concreet en verwijst naar een document dat je kunt opslaan. Een zwak antwoord is "dat staat ergens in de voorwaarden" of een marketingpagina zonder juridische tekst. Krijg je dat, dan weet je genoeg.
Werk je in de advocatuur, dan speelt het beroepsgeheim extra mee. Daar staat een aparte uitwerking over: AVG-compliant AI voor advocatenkantoren.
AVG en AI: de privacyrichtlijn per team
Eén regel voor het hele kantoor is te grof. De administratie werkt met andere gegevens dan marketing. Daarom hieronder een richtlijn per team, die je zo kunt overnemen en aanpassen.
Administratie en finance. Facturen en debiteurenlijsten bevatten namen en bankgegevens: oranje. Gebruik alleen de zakelijke omgeving en voer geen volledige rekeningnummers in als het resultaat ze niet nodig heeft.
Klantenservice en front office. Een AI mag een concept maken voor een antwoord op een klantmail. Plak niet het hele dossier, alleen wat voor die vraag nodig is. Een mens leest het concept en verstuurt het, nooit de AI zelf.
Sales en marketing. Het meeste is groen: teksten, ideeën, structuur. Leadlijsten zijn oranje. Upload geen gekochte of oude lijsten als je niet zeker weet op welke grondslag je die mensen mag benaderen.
HR. Cv's en beoordelingen zijn oranje. Verzuim en alles over gezondheid is rood. Let ook op de AI Act, een Europese wet die per toepassing een risiconiveau kent: AI die meebeslist over mensen, zoals bij werving, valt onder een strenger niveau dan een tool die een tekst herschrijft.
Primair proces: adviseurs, juristen, zorgverleners, trainers. Dit team werkt het vaakst met rode gegevens. Hier is een afgeschermde omgeving de norm, met rechten per rol, en geen algemene chattool.
Directie. Strategie, cijfers en contracten zijn geen persoonsgegevens, maar wel bedrijfsgeheimen. Ook hier hoort een zakelijke omgeving, geen privéaccount.
Elk team krijgt één A4 met deze indeling en drie voorbeelden uit het eigen werk. Zo wordt de richtlijn gebruikt in plaats van opgeslagen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Voorbeeld: een accountantskantoor en een zorgpraktijk. Dit is een denkbeeldig scenario, geen resultaat van ons. Het accountantskantoor wil klantmails laten samenvatten en conceptbrieven laten opstellen. De zorgpraktijk wil dossiernotities sneller uitwerken.
Het accountantskantoor begint met een inventarisatie: welke accounts zijn al in gebruik, en bij welke aanbieder is al een verwerkersovereenkomst? Daarna gaan alle medewerkers over op zakelijke accounts en vervalt het privégebruik voor werk. Per team volgt een korte uitleg met de A4 en drie voorbeelden uit het eigen werk. Na een maand loop je een steekproef van gesprekken na.
Wat dat kost aan tijd? Reken het met je eigen getallen. Stel: je hebt vier teams. Per team een uur om de kleuren vast te stellen, een uur uitleg en een half uur nacontrole: dat is tien uur voor vier teams, plus de tijd die het kost om de verwerkersovereenkomst op te vragen en te lezen. Heb je zes teams of twee, dan reken je gewoon opnieuw. Het is werk van weken, niet van maanden, en het grootste deel zit in het gesprek met je mensen, niet in techniek.
Bij de zorgpraktijk ligt het anders. Dossiernotities zijn rood, dus een algemene chattool valt af. Dan heb je een afgeschermde omgeving nodig. Een bedrijf in de medische sector wilde precies dat: een privé-AI waarbij patiëntgegevens nooit bij het model komen en elke rol (administratie, support, klant) alleen ziet wat bij die rol hoort. Dat kan op een server bij een Europese hoster of op een eigen machine op kantoor, met dezelfde software. Ze begonnen met een pilot van een paar weken met een meetrapport, en besloten daarna pas over het vervolg.
Ook in het mkb werken kleine stappen. Een e-commercebedrijf met ongeveer vijftien mensen begon met een pilot van drie gebruikers op één centraal Claude Team-account en schaalde daarna op naar het hele team. Elk team kreeg een eigen project met instructies en voorbeelden uit het eigen werk. Het uitgangspunt: zo min mogelijk tools, alles in de eigen accounts.
Wat verandert er? Niemand hoeft meer te raden wat mag. Gewone persoonsgegevens gaan alleen naar een omgeving met overeenkomst, en rode gegevens blijven er bewust buiten. Je hebt bovendien iets om te laten zien als een klant of toezichthouder vraagt hoe je dit regelt.
Samenvatting om te bewaren
Print dit uit of neem het mee naar je volgende overleg.
- Gebruiken we nu ergens privéaccounts voor werk? Stop daarmee en vervang ze door zakelijke accounts.
- Is er een verwerkersovereenkomst met elke AI-aanbieder die persoonsgegevens verwerkt?
- Staat training op onze gesprekken uit, of is schriftelijk bevestigd dat het niet gebeurt?
- Weten we waar de gegevens worden verwerkt en wie de onderaannemers zijn?
- Heeft elk team een A4 met groen, oranje en rood en drie eigen voorbeelden?
- Zijn bijzondere persoonsgegevens en beroepsgeheim uitgesloten van algemene tools?
- Controleert een mens alles wat naar een klant gaat?
- Is er één aanspreekpunt voor vragen, en weet iedereen wie dat is?
- Lopen we elk kwartaal een steekproef van gesprekken per team na?
- Is de richtlijn besproken met je functionaris gegevensbescherming of jurist, als je die hebt?
Wanneer het niet loont, en de volgende stap
Niet elk kantoor heeft een eigen AI-omgeving nodig. Gebruiken enkele medewerkers AI alleen voor eigen teksten en nooit voor klantgegevens, dan zijn zakelijke accounts en één A4 met drie kleuren genoeg. Een afgeschermde omgeving is daar overkill en kost je tijd die je beter aan je werk besteedt.
Ook loont het niet als je de richtlijn daarna niet bewaakt. Een regel die niemand naloopt, is een regel die niemand volgt. Heb je geen tijd om steekproeven te doen, houd oranje en rood dan buiten AI tot je die tijd wel hebt. En een tool neemt de verantwoordelijkheid niet weg: jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten. Bij twijfel over een grensgeval hoort een jurist of functionaris gegevensbescherming het laatste woord te hebben, niet dit artikel.
Wil je dat dit bij jou concreet wordt, per team en met een omgeving die past bij de gegevens waar je mee werkt? Plan een gesprek en we bekijken samen wat jouw kantoor nodig heeft en wat niet.
