Je medewerkers gebruiken waarschijnlijk al AI, ook als jij daar nooit toestemming voor hebt gegeven. Ze laten ChatGPT een mail herschrijven, een verslag samenvatten of een offerte controleren. Tegelijk kom je de term ai-geletterdheid tegen, met de melding dat de AI Act, de Europese wet voor kunstmatige intelligentie, daar iets van je vraagt.
Het korte antwoord: ja, de wet verwacht dat je ervoor zorgt dat mensen die met AI werken genoeg begrijpen van wat ze doen. Nee, er is geen vast diploma of vaste cursus voorgeschreven. In dit artikel lees je wat de wet vraagt, wat een goede training bevat, hoe je het in een paar weken regelt en wanneer je er niet te veel tijd in moet steken.
Wat is ai-geletterdheid?
Ai-geletterdheid betekent dat een medewerker genoeg weet van AI om het verstandig, veilig en bewust te gebruiken. Het gaat niet om programmeren. Denk aan het lezen van een jaarrekening: je hoeft geen accountant te zijn, maar je moet wel snappen wat je ziet en wanneer je een vraag moet stellen.
In de praktijk komt het neer op vier dingen die iedereen moet weten.
Een: wat een AI-tool eigenlijk doet. Een taalmodel, het programma achter ChatGPT en vergelijkbare tools, voorspelt welke woorden logisch volgen op basis van enorme hoeveelheden tekst. Het antwoord klinkt daardoor overtuigend, ook als het niet klopt. In vaktaal heet dat hallucineren.
Twee: welke gegevens je er wel en niet in zet. Dossiers, persoonsgegevens en vertrouwelijke stukken horen niet zomaar in een openbare tool.
Drie: wanneer je het resultaat moet controleren. Een concept is een concept. Wie het ongelezen doorstuurt aan een klant, is zelf verantwoordelijk.
Vier: wie binnen het kantoor aanspreekbaar is als iets misgaat of onduidelijk is.
Wat je wilt horen. Vraag drie medewerkers: "Wat mag je wel en niet in een AI-tool plakken?" Een goed antwoord noemt concreet klantdossiers, persoonsgegevens en het beroepsgeheim of de geheimhouding. Een zwak antwoord is "ik let wel op". Dan weet je waar je begint.
Ai-geletterdheid verplichting: wat de AI Act van je kantoor vraagt
De AI Act geeft elke toepassing van AI een risiconiveau. Hoe hoger het risico, hoe zwaarder de eisen. Los daarvan geldt een algemene plicht voor organisaties die AI gebruiken: zorg dat je personeel voldoende kennis heeft om dat verantwoord te doen.
De wet laat ruimte in hoe je dat invult. Je kijkt naar de kennis, ervaring en opleiding van je mensen en naar de context waarin ze AI gebruiken. Een jurist die conceptteksten laat schrijven heeft andere kennis nodig dan een receptionist die een afspraakbevestiging laat opstellen.
Wat je moet kunnen laten zien is dat je het serieus hebt aangepakt: je weet wie AI gebruikt, je hebt afspraken gemaakt, je hebt mensen getraind en je hebt dat vastgelegd. Dat is geen papieren oefening. Het is dezelfde dossiervorming die je al gewend bent voor andere risico's.
De ai-geletterdheid verplichting is ook een onderdeel van een groter geheel. Als je wilt bepalen welke AI-toepassingen je gebruikt, welke gegevens daarbij horen en wie waarvoor tekent, helpt een AI-strategie voor je organisatie om dat in één plan te zetten in plaats van losse maatregelen.
Is ai-geletterdheid verplicht voor het mkb?
De plicht hangt niet af van de omvang van je organisatie. Of je vijf of honderdvijftig medewerkers hebt: gebruik je AI, dan hoort dit bij de AI Act mkb-vraag die je moet beantwoorden. Wel geldt dat de kennis die redelijk is, meeschaalt met het risico van wat je ermee doet.
Gebruikt niemand bij jou AI, dan heb je niets te regelen. Controleer dat wel. In veel kantoren gebruiken medewerkers privéaccounts, zonder dat de directie het weet. Een korte rondvraag levert vaak een ander beeld op dan je verwacht.
Ai-geletterdheid en de overheid
Wie zoekt op ai-geletterdheid en de overheid wil weten wie dit bepaalt en wie controleert. De verplichting komt uit Europese regelgeving. Nederland regelt zelf het toezicht. Ik noem hier bewust geen data, bedragen of boetes, omdat die kunnen wijzigen. Raadpleeg voor de actuele stand de officiële informatie van de rijksoverheid voordat je plannen definitief maakt.
Wat je wilt horen. Vraag je jurist, compliance-medewerker of externe adviseur: "Welke AI-toepassingen gebruiken wij, en wat is ons risiconiveau per toepassing?" Een goed antwoord is een lijst. Een zwak antwoord is een algemeen verhaal over de wet.
Ai-geletterdheid training: cursus of eigen aanpak?
Training is een middel, geen doel. De wet vraagt kennis, geen certificaat. Toch is een training de meest voor de hand liggende manier om die kennis bij je team te krijgen. Je hebt grofweg drie keuzes.
Een basiscursus ai-geletterdheid is een kant-en-klare, vaak online cursus. Die is snel te starten en goed voor de algemene begrippen. Het nadeel: hij gaat over AI in het algemeen, niet over jouw dossiers en jouw regels.
Een training op maat gaat over het eigen werk van je team, met voorbeelden uit je eigen praktijk. Dat kost meer voorbereiding, maar de kennis blijft beter hangen omdat mensen het direct kunnen toepassen.
Een intern gesprek, met een vaste lijst afspraken, is voor een klein kantoor soms genoeg. Het werkt alleen als iemand in het team het onderwerp echt begrijpt.
Of je nu een ai geletterdheid cursus kiest of zelf iets opzet: dit hoort erin.
- Hoe een taalmodel werkt en waarom het fouten maakt
- Welke gegevens wel en niet in een tool mogen
- Hoe je een resultaat controleert voordat je het gebruikt
- Welke tools op jouw kantoor zijn toegestaan
- Bij wie je terecht kunt met vragen of incidenten
Een goede training werkt met voorbeelden uit het eigen werk en eindigt met afspraken die op papier staan. Een zwakke training is een algemeen filmpje met een certificaat aan het eind en zonder vertaling naar jouw praktijk.
Stel een rekenvoorbeeld: je hebt twintig medewerkers en je plant twee uur training per persoon. Dat is veertig uur. Drie leidinggevenden volgen daarnaast twee uur extra over afspraken en verantwoordelijkheid, samen zes uur. In totaal ruim vijfenveertig uur, verspreid over een paar weken. Dat is het eerlijke bedrag om je te laten zien: het is vooral tijd van je team, geen groot project.
Wat je wilt horen. Vraag een aanbieder: "Welke taken van mijn team komen concreet aan bod, en wat ligt er na afloop vast?" Een goed antwoord noemt jouw werkzaamheden en een document met afspraken. Een zwak antwoord noemt alleen het aantal modules.
Zo regel je ai-geletterdheid in je team
Je kunt dit in vijf stappen doen. Plan er een paar weken voor, zonder dat het je werk stilzet.
Stap 1: breng in kaart wie wat gebruikt. Vraag elke medewerker welke AI-tools hij of zij gebruikt, ook privé, en waarvoor. Reken een uur per team. Zeg erbij dat je niet controleert maar wilt begrijpen.
Stap 2: leg de regels vast op één pagina. Welke tools zijn toegestaan, welke gegevens mogen erin en wat moet altijd door een mens gecontroleerd worden? Houd het kort. Een regel die niemand onthoudt, helpt niet.
Stap 3: train per groep. Geef iedereen de basis. Geef mensen die met vertrouwelijke gegevens werken extra uitleg over geheimhouding. Geef leidinggevenden uitleg over verantwoordelijkheid.
Stap 4: leg vast wat je hebt gedaan. Wie is getraind, wanneer, waarover en welke afspraken gelden. Een lijst en de afsprakenpagina zijn voldoende.
Stap 5: herhaal het. AI-tools veranderen snel. Plan één keer per jaar een opfrisser en neem nieuwe collega's in hun eerste weken mee.
Begin klein. Een e-commercebedrijf met ongeveer vijftien mensen koos voor een pilot met drie gebruikers op één gezamenlijk Claude Team-account en breidde daarna uit naar het hele team. Elk team kreeg een eigen project met instructies en voorbeelden uit het eigen werk, bijvoorbeeld klantenservice of finance. Het uitgangspunt was zo min mogelijk tools, alles in de eigen accounts en daarna zelf verder zonder langdurige afhankelijkheid van een externe partij.
Een voorbeeld uit twee kantoren
Dit is een scenario, geen resultaat van een klant.
Een advocatenkantoor met twaalf medewerkers merkt dat drie juristen samenvattingen van stukken laten maken met een openbare AI-tool. Het beroepsgeheim staat daarmee onder druk, omdat dossiergegevens bij een externe partij terechtkomen. De directie legt vast welke tool is toegestaan, welke stukken er nooit in mogen en dat elk concept door de behandelend jurist wordt gecontroleerd. Alle twaalf medewerkers volgen twee uur training, met voorbeelden uit eigen zaken. Totaal: vierentwintig uur van het team, verspreid over drie weken. Wat verandert: er is een regel die iedereen kent en een lijst waaruit blijkt dat het kantoor dit heeft aangepakt.
Een accountantskantoor met dertig medewerkers laat assistenten klantmails opstellen met een AI-tool. Het risico is hier anders: een verkeerd bedrag of een onjuiste toelichting gaat naar een cliënt. Het kantoor kiest voor een korte training van anderhalf uur per medewerker, met als kernregel dat cijfers en fiscale uitspraken altijd door een collega worden nagelopen. Totaal: vijfenveertig uur, verspreid over vier weken. Wat verandert: de controle is een vast onderdeel van het werk geworden en niet iets wat iedereen op eigen houtje doet.
Wat je wilt horen. Vraag je teamleiders: "Welke drie taken in jouw team worden nu met AI gedaan, en wie controleert het resultaat?" Een goed antwoord noemt namen en taken. Een zwak antwoord is "dat gaat vanzelf".
Checklist om te bewaren
Neem deze lijst mee naar je volgende overleg of gesprek met een adviseur.
- Ik weet welke AI-tools in mijn organisatie worden gebruikt, ook privé
- Ik weet welke toepassingen welk risiconiveau hebben onder de AI Act
- Er is een pagina met regels: toegestane tools, verboden gegevens, controleplicht
- Elke medewerker die met AI werkt, is getraind op zijn of haar eigen werk
- Leidinggevenden kennen hun verantwoordelijkheid
- Er is vastgelegd wie wanneer is getraind en waarover
- Er is een aanspreekpunt voor vragen en incidenten
- Er staat een jaarlijkse opfrisser in de agenda
- Nieuwe collega's krijgen de basis in hun eerste weken
- De actuele regels van de rijksoverheid zijn gecontroleerd
Wanneer het niet loont
Niet elk kantoor hoeft hier veel tijd in te steken. Gebruikt niemand AI en heb je dat gecontroleerd, dan volstaat een korte afspraak dat het niet gebeurt zonder overleg. Heb je vijf medewerkers die AI alleen gebruiken voor het herschrijven van eigen teksten zonder klantgegevens, dan is één middag gesprek met een vaste lijst afspraken vaak genoeg. Een duur programma met certificaten voegt dan weinig toe.
Ai-geletterdheid is ook geen vervanging voor andere maatregelen. Het lost niet op dat gegevens bij de verkeerde partij terechtkomen of dat een verwerkersovereenkomst ontbreekt. Training maakt mensen alert, maar het regelt de techniek en het contract niet.
Je volgende stap
Heb je het overzicht en de basisafspraken, dan is de volgende vraag welke AI-toepassingen je bewust wilt invoeren en onder welke voorwaarden. Dat werk je uit in een AI-strategie voor je organisatie. Wil je dat samen doorspreken met een collega-ondernemer die dit dagelijks doet, plan dan een gesprek via /offerte. Dan kijken we naar jouw situatie en wat je morgen kunt regelen.
